Коммуникация

Напоминаем, что три основных направления работы руководителя — это доверие, поддержка и коммуникация. Посвятим этот урок коммуникации.


Часто общение сравнивают с айсбергом, где видимая часть — это слова, а подводная — большой объем неосознаваемой информации. При личном контакте основную роль играют невербальные сигналы, потому что люди сначала обмениваются эмоциями, а только затем переходят к изложению фактической информации, обсуждению необходимых вопросов. Однако в дистанционном общении, особенно письменном, восприятие нашей эмоциональности зависит от того, кто, как и когда ее воспринимает. Это может привносить дискомфорт, ощущение потери контакта и даже доверия друг к другу. И если при личном общении это легко скорректировать, при дистанционном — недопонимание может постепенно накапливаться.

Именно поэтому важно использовать дополнительные имеющиеся возможности и технологии, чтобы сделать общение более похожим на очный формат.
Рекомендуется придерживаться следующих правил:
1
При дистанционном общении желательно использовать технологии, которые позволяют собеседникам видеть друг друга. В этом случае задействуется невербальный видимый канал, по которому передается дополнительный пласт информации.
2
Поскольку содержание электронного письма может быть неверно истолковано, письмо с инструкциями должно быть максимально четким, однозначным в интерпретации и по возможности сопровождаться последующим звонком.
3
Нежелательно использовать электронную почту или другие каналы письменной коммуникации для разбора конфликтов и сложных ситуаций, а также для предоставления развивающей обратной связи. Похвала и благодарность должны быть не только регулярными, но по возможности публичными.
4
Необходимо находить возможности для неформального общения — делиться интересными цитатами, новостями, статьями, шутками.
Планирование и организация удаленных коммуникаций с сотрудниками — один из основных элементов работы дистанционного управления.
  • Поддерживайте работу в регулярные рабочие часы.
    Раздражение или зависящая от настроения коммуникация, письма, отправленные ночью, снижение качества выполненной работы могут быть сигналами возможного выгорания из-за отсутствия барьеров в балансе между работой и частной жизнью.
  • Договоритесь, какие средства коммуникации должны применяться в тех или иных обстоятельствах.
    Например, когда следует использовать электронную почту, когда связываться по телефону, а когда лучше потратить время на создание документа и его распространение среди членов команды. Это связано с тем, что поддерживать огромное число каналов коммуникации по всем вопросам не оптимально. Необходимо зафиксировать критически важные каналы и стараться придерживаться общения по этим вопросам через них.
Рассмотрим, какие задачи стоят перед руководителями, управляющими дистанционными сотрудниками, и какие типы коммуникации и технологии помогают эти задачи решать.
Обратите внимание на то, что ваш план коммуникаций с командой — это часть общего организационного ритма, поэтому, чтобы иметь более широкую картину по командным действиям и мероприятиям, рекомендуем ориентироваться на план мероприятий вашей компании.
Оцените свой план коммуникаций
В приложенном ниже бланке составьте план коммуникаций со своей командой. Укажите:
1) Виды встреч. В бланке приведены ключевые типы коммуникаций, но вы можете добавить свой или назвать имеющийся так, как это принято у вас.
2) Минимальная частота для коммуникаций, которые вы проводите.
3) Оптимальные технологии, необходимые для этих коммуникаций.
Когда этот план коммуникаций есть у всех членов команды, каждый понимает, когда и по какому поводу будет возможность пообщаться с руководителем и с коллегами.
Важно помнить, что эффективное управление удаленными сотрудниками начинается именно с выстраивания стратегии общения.
В помощь мы прикладываем инфографику-напоминалку.
Этот урок был посвящен коммуникации как одному из основных фокусов руководителя, в следующем уроке мы акцентируем внимание на его самоорганизации и сохранении производительности в условиях дистанционной работы.
Далее
Предыдущая тема
Особенности управления сотрудниками
Содержание
Следующая тема
Самоорганизация руководителя, работающего удаленно