Самоорганизация руководителя, работающего удалённо
Переход на удаленный формат иногда происходит неожиданно и вынужденно: из-за проблем с размещением людей в офисе, объявленного карантина и других незапланированных обстоятельств. Не все сотрудники и руководители оказываются готовы к резкому изменению режима. Многие люди, оказавшись в вынужденной изоляции от коллег, в первое время ощущают чувство беспомощности и неуверенности. Они боятся выпасть из информационного поля, оказаться без поддержки коллег и руководителя.
В свою очередь у руководителей тоже может возникнуть тревога: смогу ли я управлять своими людьми? Не потеряется ли оперативность? Чем они занимаются дома, не забыли ли про работу? Из-за этого руководители могут начать заваливать сотрудников вопросами и указаниями, используя одновременно несколько каналов, что вызывает у людей еще большую нервозность.
Перевод команды на удалённый формат работы предъявляет особые требования к руководителю, который тоже уходит в дистанционный формат и работает не из офиса. Нужно не только освоить много новых знаний и перестроить большое количество процессов, но и иначе организовать процесс своей собственной работы, сохранив в новых реалиях прежний уровень продуктивности.
Кроме этого, для руководителя, который переводит свою команду на удалённую работу, обычно бывает важно самому успеть справиться со всеми трудностями перехода раньше своей команды, чтобы вселить уверенность, служить примером и отвечать на вопросы, исходя из своего опыта. Всё это требует высокого уровня самоорганизации, ведь в новых условиях требуется не только удерживать высокое качество работы всей команды, но и находить время на перестройку процессов, регламентов, взаимодействия в новых форматах.
Перевод команды на удалённый формат работы предъявляет особые требования к руководителю, который тоже уходит в дистанционный формат и работает не из офиса. Нужно не только освоить много новых знаний и перестроить большое количество процессов, но и иначе организовать процесс своей собственной работы, сохранив в новых реалиях прежний уровень продуктивности.
Кроме этого, для руководителя, который переводит свою команду на удалённую работу, обычно бывает важно самому успеть справиться со всеми трудностями перехода раньше своей команды, чтобы вселить уверенность, служить примером и отвечать на вопросы, исходя из своего опыта. Всё это требует высокого уровня самоорганизации, ведь в новых условиях требуется не только удерживать высокое качество работы всей команды, но и находить время на перестройку процессов, регламентов, взаимодействия в новых форматах.
Ключевые направления при работе удалённо можно разделить условно на три большие группы:
1. Управление собой
Мозг человека устроен таким образом, что всегда стремится к энергоэффективности и при наличии двух задач будет стремиться выполнять ту, что потребует меньших затрат энергии. А встречаясь со знакомой (или похожей на знакомую) ситуацией, мы автоматически включаем сценарий поведения, использовавшийся до этого в подобной ситуации.
Этот факт — серьёзный вызов при переводе привычных рабочих процессов в новые условия и форматы. Поэтому в такой ситуации многие эффективные руководители могут столкнуться с прокрастинацией или, иначе говоря, с откладыванием важных задач.
Кроме этого, сам формат удалённой работы не позволяет использовать некоторые факторы офисной среды, которые влияли на продуктивность сами по себе, например, устоявшиеся процессы старта работы, наличие коллег, также вовлечённых в работу, и другие. Все они потребуют пересмотра и адаптации к удалённому формату.
Ещё одна проблема недавно перешедших на удалёнку (а также тех, кто так и не сумел выстроить процессы и границы в использовании электронных средств связи) в том, что они думают, что должны постоянно доказывать, что они работают. Пытаясь участвовать во всех коммуникациях, боясь не проявиться в чате, переживая, если сообщение остаётся без ответа в течении нескольких минут, мы загоняем себя в неэффективность.
Уже давно доказано, что мультизадачность - это миф. Человек не может эффективно заниматься несколькими делами одновременно. Поэтому постоянное переключение то на чат, то на другой проект, то на текущую задачу утомляет и не приводит к ожидаемой продуктивности.
Кроме этого, сам формат удалённой работы не позволяет использовать некоторые факторы офисной среды, которые влияли на продуктивность сами по себе, например, устоявшиеся процессы старта работы, наличие коллег, также вовлечённых в работу, и другие. Все они потребуют пересмотра и адаптации к удалённому формату.
Ещё одна проблема недавно перешедших на удалёнку (а также тех, кто так и не сумел выстроить процессы и границы в использовании электронных средств связи) в том, что они думают, что должны постоянно доказывать, что они работают. Пытаясь участвовать во всех коммуникациях, боясь не проявиться в чате, переживая, если сообщение остаётся без ответа в течении нескольких минут, мы загоняем себя в неэффективность.
Уже давно доказано, что мультизадачность - это миф. Человек не может эффективно заниматься несколькими делами одновременно. Поэтому постоянное переключение то на чат, то на другой проект, то на текущую задачу утомляет и не приводит к ожидаемой продуктивности.
Основные направления работы:
Управление отвлекающими факторами
Работая удалённо, очень важно создать себе такую среду и пространство, где возможно сосредоточиться и не отвлекаться ни на что так долго, как может позволить формат работы. Поэтому важно принять, что многие активности на удалённой работе отлично функционируют асинхронно и не требуют мгновенной реакции.
Отключение уведомлений на телефоне и компьютере
Значительно улучшить качество внимания поможет отключение большинства уведомлений на гаджетах. Кроме этого важно закрепить правила коммуникации в команде: по каким вопросам и с какой срочностью реагирования вы хотите использовать почту; когда используете чат; в каком случае и каком формате совершаются звонки; когда и в каком формате вы собираете видео-конференции.
Организация трёх режимов во время рабочего дня
- Определить время для погружения в решение конкретной задачи и дать знать другим, что сейчас вы не будете отвлекаться, указав это в статусе. Назначать совещания, общение, обсуждения по различным темам заранее. Важно выделить в календаре время на то, чтобы переключиться и актуализировать информацию перед предстоящим разговором.
- Определить и обозначить другим доступность для вопросов, консультаций, решения проблем. Кроме этого, важно договориться какой статус будет означать, что в данный момент отвлекать можно.
- Осложнить вход в социальные сети. Время на некоторые действия, совершаемые на автомате, такие как проверка социальных сетей, могут быть значительно сокращены, если создавать препятствия в привычном процессе. Например, выходя из своей учётной записи на время работы. Необходимость заново осуществлять вход послужит напоминанием о более важных задачах и приоритетах.
Блокировка отвлекающих сайтов
Сегодня существует большое количество специализированных программ, которые позволяют минимизировать отвлекающие факторы на время работы автоматически. Такие программы поддерживаются практически любым браузером, здесь вы можете посмотреть примеры с обзорами (на английском). При установке подобных программ важно сверяться с требованиями безопасности, существующими в вашей компании.
Управление временем
Многие люди, переходящие на удалённый формат работы, сталкиваются с иллюзией, что без коллег и отвлекающих факторов офиса продуктивность резко вырастет, и могут не вполне реалистично оценивать объём задач. Очень важно не обманывать себя такими ожиданиями и понимать, что времени не станет больше и управлять им важно качественно.
Формирование бэклога недели
Чётко сформированный список приоритетов и задач недели позволяет более реалистично оценить ресурсы, вовремя увидеть потенциальные временные риски и принять меры. Кроме этого, наличие прописанного списка задач на неделю положительно сказывается на мотивации и снижает уровень тревожности.
Ведение календаря
Ведение подробного календаря не только позволяет выделять интервалы на разные виды работы в течение дня, но и помогает команде, работающей удалённо, более качественно синхронизировать свои задачи.
Расстановка приоритетов
Работая удалённо важно формировать для себя посильные цели на день, достижение которых будет означать, что самое главное выполнено. Тут может быть полезно выделить топ-3 главных задач дня, которые ни в коем случае нельзя перенести на следующий день.
Создание договорённостей в команде
Необходимо обсудить с коллегами и принять совместное решение, как вы будете ставить задачи и получать отчётность. Команда должна чётко понимать, какой объём задач и к какому времени должен быть выполнен каждым.
Баланс работы и жизни
У не привыкших к такому режиму часто стирается грань между рабочим и личным пространством, что приводит к выгоранию и, как следствие, ошибкам и потере мотивации. Важно убеждаться в том, что рабочий ритм вас и вашей команды не отличается от того, который был в офисе. Должны быть и перерывы, и еда, и отдых.
Управление энергией
Работая удалённо, многие люди сталкиваются с явлениями гиподинамии и повышенной усталости за счёт монотонного характера работы и отсутствия естественных перерывов и разминок, которые так или иначе есть в очном формате работы в офисе. Важная задача руководителя – управлять собственной энергией на удалённой работе и научить этому свою команду.
Установление привычек и ритуалов
Психика человека устроена так, что наличие регулярных понятных и повторяющихся действий запоминается, становится привычкой и требует меньше сил в перспективе для своего поддержания. Поэтому очень важно для работы удалённо завести и выработать основные рутины и привычки, которые наверняка были в очной работе, такие как начало и конец дня, перерыв на кофе или обед, короткое виртуальное общение «ни о чем» с коллегой и другие.
Установление ритма работы
Сегодня существует много приложений и таймеров, которые периодически напоминают о необходимости размяться и сделать перерыв, например, можно использовать для этого технику Pomodoro. Если серьёзно относиться к подобным простым практикам, возможно сэкономить много сил и повысить общую продуктивность.
Взаимодействие с коллегами
Люди – социальны, и на удалённой работе очень важно сохранять контакт со своей командой. Это позволяет не только осуществлять управленческие функции, но и поддерживать на высоте собственную энергию. Если не злоупотреблять командными чатами и проявлять в них активность (в выделенное для перерывов и коммуникации время), они могут быть прекрасным источником мотивации и поддержки.
Общение один на один
В дистанционном формате важно находить возможность пообщаться один на один с каждым сотрудником. Мотировать, подбадривать, сохранять спокойствие и передавать его коллегам.
Поддерживать себя в таком режиме работы поможет развитие креативности:
2. Работа с членами семьи
Когда у одного из членов семьи так сильно меняется формат работы, это не может не оказывать влияния на всех остальных. Особенно трудно, если в семье есть дети, которым сложно понять, что такое удалённая работа, почему родители дома и почему их нельзя отвлекать. Материал этого раздела для удобства разделён по возрастам.
Взаимодействие со взрослыми членами семьи
Разделение территории
В ситуации, когда часть домашнего пространства становится рабочим местом, очень важно, чтобы все остальные члены семьи были в курсе этого факта. Если рабочим пространством является часть общей территории, а не отдельный кабинет, важно проговорить это, объяснить важность для вас и попросить учитывать в своём планировании этот факт. Особенно такое территориальное разделение важно в ситуации, когда дома работают сразу два руководителя команд, работающих дистанционно.
Визуализация графиков
Очень важно проговорить с членами семьи временные рамки, когда вы являетесь руководителем дистанционной команды, а когда уже снова мужем или женой. Запасы терпения ограничены, а установка «Не отвлекайте меня, пожалуйста, я работаю» не может распространяться на всё ваше время. Если в семье два удалённо работающих взрослых, то имеет смысл сформировать общий график, на котором чётко видно: кто, в какое время, чем занят, насколько в доступе.
Взаимное уважение
В ситуации домашней работы важно очень бережно относиться к границам членов семьи, понимать, что они тоже вынуждены трансформировать свой график и учитывать ваши интересы. Поэтому с вашей стороны должно быть уважение их границ, графиков, потребностей и желаний. Важно не забывать благодарить, проговаривать возникающие вопросы и спорные ситуации и самому подавать конструктивный пример.
Взаимодействие с детьми среднего школьного возраста и подростками
Формирование договорённостей
И с подростками, и с детьми среднего возраста отлично можно договориться, но для этого им важно рассказывать о том, что происходит, почему привычные вещи меняются, зачем это нужно и так далее. Как правило, детям сложно понять серьёзность работы (сидя за компьютером можно и играть, и фильм смотреть), но, если объяснить, показать, поделиться, чем вы занимаетесь, они наверняка смогут не только сформировать новые сценарии домашней жизни, но и с бόльшим уважением будут относиться к вашей занятости.
Позитивное подкрепление и геймификация
В ситуации, когда создаётся новая система внутри привычного домашнего образа жизни, очень важно продумать факторы мотивации не только для сотрудников своей команды, но и для своих детей. Это может быть персонифицированное время, проведённое в интересных для ребёнка занятиях. Дети помладше могут включиться в игру с накопительной системой баллов за соблюдение договорённостей, например за тишину, и с призом в финале дня, недели или месяца.
Наделение ответственностью
В ситуации, когда родитель находится дома вместе со старшими детьми, полезной практикой может быть закрепление за ребёнком конкретных задач на время удалённой работы родителя. Это могут быть как учебные, так и бытовые задания, забота о более младших детях. Важно подчеркнуть важность задачи и закрепить ответственность, проговорив сроки и цели, и не забыть оценить усилия и позитивно подкрепить результат.
Взаимодействие с маленькими детьми
Использование эффекта подобия
Маленьким детям часто нравится копировать то, чем занимается родитель. Это может помочь и с разделением территории, и просто занять их игрой. Можно предложить оборудовать собственное «рабочее» место по примеру родительского, провести «конференц-кол» и так далее.
«Детские» перерывы между блоками работы
Ребёнок не может занимать себя самостоятельно бесконечно, но на небольших интервалах – это вполне посильно. Поэтому важно встроить в ваш режим удалённой работы качественное время, которое вы проводите с детьми между задачами, чтобы минимизировать дефицит общения с родителем в те периоды, когда он погружён в работу. Помимо пользы для детей, это ещё помогает как профилактическая мера от выгорания и чувства вины.
«Секретные» знаки для встреч и важных периодов
Очень важно обозначить детям интервалы, когда вы совершенно не в доступе: у вас конференц-кол с командой, звонок с клиентом и прочее. Таких интервалов не должно быть очень много, и они должны быть чётко промаркированы. Для этого можно использовать «секретные» знаки: повязанный шарфик или платок, флажок, стикер на мониторе или двери и прочее. Соблюдение режима тишины в такие интервалы важно позитивно подкреплять или включать в геймификацию, чтобы постепенно это становились нормой.
3. Организация рабочего пространства
Тема, вызывающая максимум самых противоречивых советов – это то, как организовать рабочее пространство. Ниже приведены наиболее общие рекомендации, подходящие большинству. Но самое важное, о чём нужно помнить – это то, что даже рабочие места в офисах люди адаптируют по своему усмотрению. Нормы организации пространства зависят от сферы и вида деятельности команды или компании. Дома на организацию рабочего пространства будут влиять еще и факторы домашних привычек и условий.
Качественное интернет-подключение и мобильная связь, доступ к розеткам
Первое и самое важное - в том месте, где вы планируете организовать рабочее пространство, должна прекрасно работать мобильная связь и не должно быть сложностей с интернет-подключением. Как правило, надежды на то, что мобильный интернет выдержит нагрузку дистанционного сотрудника, не оправдываются. Кроме этого, важно заранее продумать доступ к розеткам или обзавестись переходными устройствами и удлинителями.
Проветриваемое помещение с нормальным уровнем освещения и шума
При работе офлайн свежесть воздуха в помещении и уровень освещённости, в open-space регулируют выделенные службы или сервисы офиса, а сами сотрудники не всегда об этом задумываются. При организации домашнего офиса важно проверить, что вам будет достаточно света и есть возможность усилить освещённость светильником или лампой.
Отдельного внимания заслуживает шум. Очень важно трезво оценить реалии, и при уровне шума выше комфортного (перфоратор соседей, плачущие дети и даже шумная улица за окном) проявить заботу о себе и минимизировать вредные воздействия. Это можно делать с помощью шумоподавляющих наушников, музыкального фона, берушей.
Отдельного внимания заслуживает шум. Очень важно трезво оценить реалии, и при уровне шума выше комфортного (перфоратор соседей, плачущие дети и даже шумная улица за окном) проявить заботу о себе и минимизировать вредные воздействия. Это можно делать с помощью шумоподавляющих наушников, музыкального фона, берушей.
Возможность воспроизведения привычных паттернов рабочего места
Человек, который привык работать сидя за офисным столом, в кресле-пуфике с бόльшей степенью вероятности будет сталкиваться со сложностями в поддержании концентрации. Человек, которому для комфортной работы важно иметь свободный стол и большое количество документов под рукой, неизбежно будет работать медленнее за маленьким столиком. Сам по себе переход к новому формату работы – большой стресс, все привычные автоматизмы, поддерживающие в работе важно попытаться сохранить.
Важно уделать внимание цифровой безопасности:
Обратите внимание на рекомендации, которые помогут вам подготовиться к онлайн-встрече и увеличат эффективность деловой переписки:
Если учитывать приведённые выше советы, удалённый режим работы с бόльшей степенью вероятности станет для вас таким же комфортным, как и в офисе.
В помощь мы прикладываем инфографику-напоминалку:
В помощь мы прикладываем инфографику-напоминалку:
При подготовке материалов использовались следующие источники:
- Книга "Просто Космос". Практикум по agile-жизни, наполненной энергией и смыслом. Катерина Лендгольд, эксперт по самоорганизации
- Практики работы с прокрастинацией
- Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт. Глеб Кудрявцев
Далее
11. Инструменты для работы с сотрудниками, работающими удалённо
13. Новая реальность
Спасибо, что уделили время и заполнили анкету. Ваше мнение очень важно для нас!