В предыдущем уроке нашим основным фокусом был контроль, в этом уроке мы переходим к обратной связи, предоставляемой дистанционным сотрудникам.
Работая удаленно, сотрудник часто испытывает следующие дефициты.
Проявляйте инициативу в предоставлении обратной связи дистанционным сотрудникам, так как таких естественных поводов для встреч, как в офисе, не будет. Регулярное выделение времени в календаре, например, 1-2 раза в неделю, для обсуждения работы и задач поможет вам преодолеть проблемы, связанные с разницей во времени и графиках занятости.
Такой формат обсуждения поможет и при рассмотрении сложных вопросов. Например, в случае неожиданных проблем не всегда удается обсудить их мгновенно из-за разницы во времени или других обстоятельств. Назначение сложного разговора на следующий день тоже не лучший вариант, так как это может стать источником дополнительного стресса для обеих сторон. Поэтому запланированные моменты для обратной связи станут инструментом для снижения напряжения между руководителем и сотрудником.
- Старайтесь использовать средство связи, которое позволяет видеть собеседника.
- Учитывайте аудиальные аспекты общения, такие как интонацию, темп речи и эмоциональную окраску голоса при разговорах по телефону.
- Используйте мессенджер для краткого обмена информацией или уточнения деталей.
- Благодарите сотрудника за отлично сделанную работу настолько публично, насколько вам позволяют имеющиеся средства и план коммуникаций, например на ближайшей онлайн-встрече команды.
Следите за тем, чтобы предоставление обратной связи не превращалось в односторонний монолог, ведь когда вы его закончите, сотрудник останется один на один с тем, что вы сказали. И если обоюдное понимание не было достигнуто, то разговор может оказаться бесполезным.
Поощряйте сотрудника делиться своим мнением. Помните, что сотрудник зачастую сам может подсказать вам как с ним лучше взаимодействовать.
Помните, что каждый человек воспринимает информацию и обратную связь по-своему, основываясь на своем опыте, характере и текущем эмоциональном состоянии. Поскольку полутона эмоций плохо передаются на расстоянии, обратная связь воспринимается жестче и может быть воспринята сотрудником как более обидная. В результате это может вызвать его сопротивление, поэтому:
- контролируйте свое эмоциональное состояние и регулируйте тон голоса (поддерживающий, а не укорительный);
- слушайте сотрудника с эмпатией, оценивая его эмоциональное состояние и пытаясь понять: готов ли он принять обратную связь, согласен ли с рекомендациями;
- подходите к использованию эмоциональной окраски и стилистических оборотов в письменной коммуникации осознанно.
Осознанное отношение к предоставлению обратной связи позволит вам, как руководителю, обеспечить оптимальный уровень психологического комфорта сотрудника, работающего дистанционно, и, как результат, его высокую вовлеченность и мотивацию.
Для вашего удобства прикладываем памятку по этому уроку.
