Нерегулярность контроля расслабляет и провоцирует на прокрастинацию, в особенности, если руководителя нет рядом. Поэтому важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что его действия или бездействие будут замечены и оценены, даже если руководитель территориально находится далеко.

Поэтому для поддержания эффективности и достижения долгосрочных планов рекомендуем:

• составить вместе с сотрудником план действий, включающий шаги и этапы работы;
• созвониться в конце каждого этапа, и провести проверку выполненных работ по контрольному списку, обсудить дальнейшие действия;
• использовать трекер задач;
• проводить регулярные онлайн-встречи (например, один раз в две недели) для обсуждения хода работы и возможных корректировок.

Распространенной управленческой ошибкой является проведение исключительно итогового контроля. Это особенно рискованно при удаленной работе, потому что проблемы могут быть выявлены слишком поздно.

Поэтому при работе с сотрудниками, работающими дистанционно, особую важность приобретает контроль как до, так и в процессе выполнения задания.

Упреждающий контроль осуществляется до начала деятельности с целью определить и предотвратить отклонения прежде, чем они произойдут. В этот момент важно убедиться, что все готово для выполнения и что сотрудники понимают задачу. Например, можно попросить сотрудника составить план действий.

Промежуточный контроль осуществляется в процессе реализации проекта на всех этапах от начала деятельности до получения конечных результатов. Его основная цель — отслеживать отклонения от плана. Это подразумевает мониторинг выполнения задач и проверку промежуточных результатов на разных этапах.

Проверить понимание сотрудником задачи и возможных рисков, используя следующие вопросы:

- Какой у тебя план выполнения?

- С чего начнешь?

- С чем могут возникнуть сложности?

Оценить вовлеченность и отношение сотрудника к задаче прямыми вопросами сложно, поэтому обратите внимание не только на слова, но и на невербальные сигналы: позу, мимику, интонации. Для этого желательно использовать видеосвязь.

• Онлайн-конференции с участием всей команды. На них можно обсудить продвижение к целям команды, выявить проблемы и сразу же принять необходимые совместные решения.
• Регулярные созвоны с сотрудником для обсуждения текущей ситуации, проблем, а также для корректировки планов (регулярность можно определить с самим сотрудником на момент обсуждения задачи).
• Использование мессенджеров и трекеров для оперативной связи. При этом не стоит использовать их в качестве основного инструмента обмена информацией, так как конфиденциальность не гарантируется, а важные сообщения легко могут потеряться в потоке.
• Онлайн-доски и трекеры задач, в которых руководитель сразу может увидеть прогресс, когда сотрудник переносит задачи из запланированных в выполненные.
• Контроль по тем КПЭ, которые можно отслеживать хотя бы на еженедельной основе. Это предоставит объективные данные о ходе выполнения задач.
• Использование системы документооборота или других технических средств, позволяющих получить цифровую оценку эффективности сотрудника.
• Регулярное предоставление стандартных отчетов в заданном формате. Важно, чтобы составление отчетов не занимало у сотрудника слишком много времени, а руководителю было удобно их быстро проверять, делать сводные таблицы, формировать свою отчетность по периодам.
• Общение с внешними и внутренними клиентами сотрудника на его территории позволит составить представление о том, как локальная команда оценивает вашего сотрудника. Это довольно трудоемкий способ контроля, зато можно получить оценку его работы из первых рук.