Постановка задач сотрудникам
на расстоянии
на расстоянии
Постановка задач при дистанционной работе основана на тех же принципах, что и при работе лицом к лицу. Поэтому будут актуальны те же инструменты, например, SMART (напомним их: задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной должности и иметь чёткие временные ориентиры для выполнения).
При этом дистанционный сотрудник, как правило, работает самостоятельно,
При этом дистанционный сотрудник, как правило, работает самостоятельно,
и текущий контроль над ним сильно ограничен.
В результате возрастает роль таких факторов, как правильное понимание задачи, вовлечённость, а также некоторых технических особенностей управления.
Рассмотрим их подробнее.
В результате возрастает роль таких факторов, как правильное понимание задачи, вовлечённость, а также некоторых технических особенностей управления.
Рассмотрим их подробнее.
Как руководитель может проверять понимание задачи?
Руководитель:
"Тебе всё понятно?"
Сотрудник:
"Да".
После ожидаемого ответа "да", стороны расходятся, ничего не прояснив.
Руководитель:
"Повтори, что ты понял?"
Сотрудник:
...
Такой подход лучше приближает руководителя к цели, однако является слишком грубым и может обидеть сотрудника.
Руководитель:
"Расскажи, с чего ты начнёшь? Какие будут этапы работы? Какие ты видишь риски?"
Сотрудник:
"Во-первых..."
Использование подобных вопросов позволит прояснить понимание сотрудником задачи без лишнего давления.
Факторы, которые важно учитывать при постановке задач сотруднику, работающему удалённо:
На уточнение деталей в удалённом формате взаимодействия может уйти существенно больше времени, чем при совместной работе в офисе. Поэтому критически важно, чтобы руководитель подробно объяснил и задокументировал задачу, а сотрудник её правильно понял. Важно дать сотруднику возможность осмыслить задачу и порядок действий, а после этого проверить, всё ли он правильно понял.
Язык SMART хорошо подходит для долгосрочного планирования. Если для ежедневной работы он оказывается для вас неудобным или слишком громоздким, а обсуждаемые параметры не всегда поддаются чётким измерениям, возможно, вам будет более удобен инструмент «установка стандартов или ожиданий».
Фраза руководителя «я ожидаю от тебя…» помогает объяснить стандарты выполнения работы и степень автономности сотрудника, оставляя при этом поле для проявления инициативы.
Фраза руководителя «я ожидаю от тебя…» помогает объяснить стандарты выполнения работы и степень автономности сотрудника, оставляя при этом поле для проявления инициативы.
В зависимости от того, насколько сотрудник готов справиться с задачей, способ её постановки будет разным. Если задача для сотрудника совсем новая, то руководителю необходимо детально его проинструктировать: что и в какой последовательности следует выполнить, в какие сроки и как отчитаться.
Работая с более опытным сотрудником, руководитель может объяснить ключевые моменты, а детали предложить определить ему самому. Поскольку в дальнейшем может не быть возможности подробно обсуждать ход работы, нужно сразу определить критические точки и исключить разночтения.
Наконец, сотрудника-эксперта можно попросить самостоятельно составить план работы, обсудить его с вовлечёнными сторонами и только после этого прислать вам на согласование.
Работая с более опытным сотрудником, руководитель может объяснить ключевые моменты, а детали предложить определить ему самому. Поскольку в дальнейшем может не быть возможности подробно обсуждать ход работы, нужно сразу определить критические точки и исключить разночтения.
Наконец, сотрудника-эксперта можно попросить самостоятельно составить план работы, обсудить его с вовлечёнными сторонами и только после этого прислать вам на согласование.
Выработанный тем или иным способом план действий должен существовать в виде подробного и однозначного документа, который доступен онлайн на постоянной основе.
Если этот документ доступен для редактирования, то сотрудники смогут отмечать продвижение к целям, а руководитель будет без лишней отчётности видеть, чем занимается команда.
Для этого можно использовать следующие инструменты:
- таблицу, размещённую на сетевом диске или в Google Docs, Box, Dropbox, OneDrive и других (с управляемым доступом для сотрудников);
- список задач в почтовой программе;
- специальную программу-трекер, например, Trello, Jira или другие.
Если этот документ доступен для редактирования, то сотрудники смогут отмечать продвижение к целям, а руководитель будет без лишней отчётности видеть, чем занимается команда.
Для этого можно использовать следующие инструменты:
- таблицу, размещённую на сетевом диске или в Google Docs, Box, Dropbox, OneDrive и других (с управляемым доступом для сотрудников);
- список задач в почтовой программе;
- специальную программу-трекер, например, Trello, Jira или другие.
Необходимо проверить, что у сотрудника есть в наличии всё необходимое для работы: оборудование, доступ к системам и программам, базам данных, трекер задач и т.д. Необходимая для работы информация должна быть легкодоступна, чтобы на её поиск не тратилось много времени.
Желательно проследить, чтобы сотрудники корректно взаимодействовали друг с другом, обеспечить понятное разделение ответственности и задач. Также необходимо помочь сотруднику выстроить взаимодействие с ключевыми лицами в его регионе: это могут быть внешние и внутренние клиенты, коллеги из соседних подразделений и т.д.
Коммуникация с сотрудником, находящимся в другом часовом поясе, займёт дополнительное время. Если сотрудник работает на Дальнем Востоке, а руководитель в Москве, то, скорее всего, их общение будет происходить "через ночь": ответы на вопросы оба будут получать лишь на следующий день. Эти коммуникационные задержки также следует учитывать при планировании работ.
Если у сотрудника, работающего дистанционно, нет внутреннего согласия, что задачу нужно выполнить, причём именно таким способом, как договорились с руководителем, то он обязательно найдёт возможность сделать что-то по-своему, позднее или вообще не делать.
Как руководителю обеспечить вовлечённость сотрудника и принятие им ответственности за выполнение работы?
— Включать сотрудника в планирование целей и задач, поощрять его инициативу. Ведь если сотрудник сам обратился к руководителю с идеей, получил одобрение, то у него будет больше желания воплотить эту идею, чем если она была спущена сверху.
— По возможности применять стиль руководства, когда руководитель не столько инструктирует, сколько помогает сотруднику самому справиться с задачей (подойдет наставнический / коучинговый стиль).
Алгоритм действий при постановке задач сотрудникам, работающим дистанционно
1
Определить цели самостоятельно или в ходе диалога с сотрудником
2
Проверить правильность понимания целей и планируемых методов работы у сотрудника
3
Заложить ориентиры по времени, приоритеты и критические точки по ходу выполнения
4
Проверить, чтобы у сотрудника были все необходимые ресурсы и контакты
5
Вовлечь сотрудника в то, чтобы он взял на себя ответственность за выполнение задачи или следование стандартам
6
Задокументировать принятые договоренности
Далее
3. Особенности подбора сотрудников, работающих дистанционно
5. Делегирование при работе с сотрудниками, работающими удаленно