Важно осуществлять обратную связь как можно скорее после события, к которому она относится, пока это событие ещё свежо в памяти. В этом случае она будет лучше восприниматься и запоминаться, а в дальнейшем к ней легче будет апеллировать.

Предоставьте сотруднику доступ к статистике по результатам выполненной им задачи, высылайте отчёты о работе, связанной с ним. Делитесь своими впечатлениями о том, как был принят тот или иной проект клиентами, коллегами и другими заинтересованными лицами.
Этот пункт важен для всех категорий сотрудников, но сотрудник на удалённой работе в большинстве случаев не может собрать информацию сам или сделать вывод об успехе или неуспехе проекта по каким-то косвенным признакам.

Стоит учитывать собственную способность осуществлять конструктивную обратную связь в данный момент. Для этого потребуется оценить, достаточно ли времени и информации, а также насколько сильно эмоционально заряжено состояние руководителя. Иначе велика вероятность того, что обратная связь не будет конструктивной и не поможет изменить поведение сотрудника.

Если вносить в календарь слоты для обсуждения текущих результатов и имеющихся вопросов один или два раза в неделю, то удастся избежать неудобств, связанных с разницей в часовых поясах или возможной занятостью одной из сторон. Такой формат обсуждения также позволит снять стресс с обеих сторон при обсуждении сложных ситуаций. Разговор по видео (Skype, Zoom, WhatsApp, Hangouts, Google Meet, Facetime, Cisco Webex) также потребует дополнительного планирования (найти подходящее место для удалённого обсуждения).

Очень важно, чтобы предоставление обратной связи не превращалось в монолог руководителя. Ведь, когда сотрудник повесит трубку, он останется один на один со своей областью для развития, и если согласие не было достигнуто, то разговор прошёл даром.

Запрашивайте обратную связь у сотрудника. Дистанционный канал коммуникаций имеет ограничения с обеих сторон. Помните, что сотрудник зачастую сам может подсказать вам, как с ним лучше взаимодействовать.

Поскольку полутона эмоций плохо передаются на расстоянии, обратная связь становится жёстче и может быть более обидной для сотрудника. И у него, соответственно, возникает сопротивление к словам руководителя, ему становится сложнее принять такую обратную связь. Поэтому для руководителя важно:

• контролировать своё эмоциональное состояние - тон голоса поддерживающий, а не укорительный;
• эмпатически слушать сотрудника, оценивать его эмоциональное состояние и пытаться понять, готов ли он принять обратную связь, согласен ли с рекомендациями;
• осознано подходить к использованию эмоциональной окраски и стилистических оборотов в письменной коммуникации.

Обратная связь — это не только инструмент менеджера. Организуйте возможность обмениваться обратной связью в команде и на горизонтальном уровне. Это поможет снизить дефицит взаимодействия между коллегами и поможет решать сложные задачи за счёт обмена опытом.

Поскольку при дистанционной работе есть опасность преобладания развивающей (или негативной) обратной связи, руководителю следует прикладывать осознанные усилия для обеспечения достаточного уровня позитивной обратной связи: и при общении один на один, и при обсуждении итогов со всей командой.