Сотрудников, работающих удалённо, нужно вовлекать в планирование работы, декомпозицию задач, а также когда вы озвучиваете цели отдела или всей компании. Если в этой активности участвует команда, в ней должен участвовать и сотрудник, работающий дистанционно. Это поможет обеспечить его сопричастность к общему плану и задачам. Любая идея, родившаяся в голове у сотрудника, вызывает больше сопричастности, чем задача, спущенная сверху. Используйте для этого любую возможность – от телефонного звонка на громкой связи до специально организованной видеоконференции.

Опросы помогают привлечь сотрудников к обсуждению различных проблем, выявить и учесть мнение коллектива и при этом сэкономить время (не нужно никого обзванивать или писать каждому лично). Такие сервисы, как Google Forms и Survey Monkey позволяют создать опрос и выгрузить ответы одним файлом. Можете сделать небольшие опросы в мессенджерах и рассылках по электронной почте. И помните, это не обязательно должны быть официальные рабочие вопросы, например, можете дать возможность сотруднику, работающему удалённо, проголосовать, куда вы пойдёте на обед, а после подключить его по видеозвонку, чтобы он составил вам компанию.

Важно, чтобы у сотрудников была возможность оперативно обмениваться информацией и наработками, в особенности если они не находятся в одном офисе. Электронная почта - не самое лучшее решение для этого, так как письма архивируются, теряются и плохо структурированы. Один из вариантов - выделение общего сетевого диска, на котором можно сохранить инструкции, текущие отчёты и любую информацию, которая должна быть доступна всем сотрудникам. Также отличным выходом станет размещение материалов в интранете или на корпоративном портале.

Вовлечению в работу способствует наличие между сотрудниками не только официальных, но и дружеских связей. Руководителю важно:

• понимать интересы сотрудников;
• знать про их семьи, планы на выходные, хобби;
• помнить про поздравления с днём рождения и другими праздниками.

Хештег #моякомпания или другие связанные с работой хештеги, которые сотрудники готовы ставить в социальных сетях, — это один из индикаторов вовлечённости. Руководству будет удобно отслеживать по хештегу публикации от коллег. Кроме того, это помогает распространить информацию о компании, способствует улучшению бренда работодателя.

Сообщества в социальных сетях также могут помочь в формировании команды. Для современного человека включение в виртуальную группу это наиболее яркий показатель, что его приняли в коллектив. Наличие неформального канала коммуникаций позволяет сделать общение сотрудников, работающих дистанционно, более похожим на естественное.

Подобный чат удобно использовать для быстрых вопросов по работе, но при этом здесь не запрещается пересылать друг другу смешные картинки, шутки, мемы, поздравлять коллег с днями рождения. Всё это создаёт более тёплую атмосферу и добавляет чувство локтя, ведь у сотрудников, работающих удалённо, меньше возможностей обсудить подобную информацию при личной встрече.

Командообразующие мероприятия можно проводить и в заочном формате. Например, в начале каждой онлайн-встречи, можно выделить время, чтобы кто-либо из сотрудников рассказал про свой город, свой особенный проект или даже своё хобби. Можно организовать для команды онлайн-квест или поздравление с Новым годом в формате "Секретный Санта", когда каждый посылает подарок одному случайному или заранее выбранному коллеге. Из новых инструментов, которые предлагают обстоятельства: расширение для браузера Google Chrome от Netflix – Netflix Party. Оно позволяет получить актуальную ссылку на любой фильм в Netflix, отправить коллегам и одновременно смотреть фильм, параллельно обсуждать его в чате в той же вкладке.

Командные фотографии (например, с последней очной встречи), а если их нет - коллажи из личных фото сотрудников создают чувство общности. Такую фотографию можно использовать как заставку перед началом онлайн-встречи, а можно распечатать, вложить в рамку и разослать сотрудникам.